Pregledajte troškove svog ispisnog sustava

Velike tvrtke puno ispisuju, skeniraju i kopiraju, imaju previše uređaja u odnosu na svoje potrebe i ne znaju koliko ih košta njihova ispisna infrastruktura (samo 1 od 10 tvrtki zna koliki su njihovi troškovi ispisa).
 

• Pretjerano korištenje
   

Prema istraživanju IPSOS-a, prosječan zaposlenik ispisuje 28 stranica dnevno. Čak 20% ispisanih dokumenata baca se u roku od 24 sata, a samo 11% ispisa se uzima iz izlazne ladice pisača. Ovi naizgled nepotrebni ispisi koji se mogu izbjeći skupo koštaju organizacije.
 

• Više uređaja nego što je potrebno
   

Mnoge tvrtke imaju preveliku flotu ispisnih uređaja što, između ostalog, dovodi do velike potrošnje električne energije, brojnih problema s održavanjem i loše kontrole nabave potrošnog materijala. Ova konstatacija se posebno može objasniti činjenicom da neki zaposlenici imaju vlastiti printer. Imati vlastite uređaje u svom uredu često se smatra privilegijom, znakom hijerarhijske razlike, što dodatno povećava broj uređaja koje tvrtke posjeduju. Ipak, većina ovih uređaja koristi se vrlo malo ili se uopće ne koristi.
 

• Skladištenje potrošnog materijala

Svaki odjel ili čak svaki korisnik ima tendenciju stvarati prevelike zalihe tonera, bubnjeva, rezervnih dijelova, papira itd. koji se ne koriste uvijek. Kada znate da potrošni materijal ima prosječni vijek trajanja od dvije godine i da se neispravni uređaj češće mijenja nego popravlja, onda možete zamisliti broj tonera i rezervnih dijelova koji su izgubljeni ili zaboravljenih u prostorijama. Uz izgubljene zalihe, troškovi povezani s potrošnim materijalom predstavljaju brzo izgubljena sredstva.
 

• Više dobavljača
   

Potrošni materijal, usluge (ugovor o održavanju, produžena jamstva) i najam/kupnja strojeva često se povjeravaju različitim dobavljačima, što rezultira troškovima, značajnim vremenom upravljanja (primanje narudžbi, odnosi s dobavljačima, obrada faktura) i dugotrajnom imovinom, što ukupno opterećuje proračun. Što je veći broj dobavljača, veći su troškovi održavanja flote uređaja za ispis.
 

• Održavanje parka

Upravljanje štetama i kvarovima također je jedan od većih troškova flote ispisnih uređaja. 20% poziva službi za pomoć odnosi se na sustave ispisa (Quocirca), a u prosjeku je potreban jedan zaposlenik s punim radnim vremenom za upravljanjem 300 uređaja.
 

• Neprilagođenost ispsne flote uređaja potrebama poduzeća

Osim prevelike upotrebe i loše racionalizacije, moguće je optimizirati i same procese ispisa. Mnogi poslovi ispisa povjeravaju se vanjskim centrima koji zahtijevaju visoke cijene, a uz optimiziranu flotu ispisnih uređaja, koja uključuje s funkcionalnostima dovoljan broj multifunkcijskih uređaja prilagođenim potrebama korisnika, moguće je ostvariti značajne uštede izradom cjelokupne dokumentacije u vlastitom poslovanju.