Pod utjecajem umjetne inteligencije (AI), digitalno radno okruženje nastavlja se brzo razvijati. Ekonomski pritisci, promjene u regulativi i tehnološki napreci ubrzavaju outsourcing, digitalizaciju i automatizaciju. AI postaje ključni pokretač - od inteligentnog snimanja i obrade dokumenata do preventivne kibernetičke sigurnosti, kao i etičke i usklađene primjene u skladu s EU AI Act i Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Evo predviđanja tvrtke Konica Minolta za ključne trendove digitalnog radnog okruženja koji će oblikovati 2026. godinu.
Trend 1: Rastući troškovi ubrzavaju outsourcing, digitalizaciju i automatizaciju vođenu AI-jem
Usred globalne ekonomske nesigurnosti, tvrtke se suočavaju s rastućim troškovnim pritiscima s više strana - od tarifa i inflacije do poremećaja u lanvima opskrbe i geopolitičkih sukoba. Prema KPMG-u, zaštitničke trgovinske politike i nestabilna tržišta energije dodatno pojačavaju financijski pritisak u raznim sektorima. U području tiska i upravljanja dokumentima, istraživanje tvrtke Quocirca pokazalo je da tvrtke najčešće kao najveći izazov navode troškove. Zbog toga pronalazak vanjskih suradnika za određene usluge, kao i automatizacija omogućena umjetnom inteligencijom, mogu značajno doprinijeti smanjenju troškova. To uključuje Managed Print Services (MPS) i Cloud Print Services, koji olakšavaju rad IT odjela kroz automatizaciju i stručnu podršku. MPS također može pomoći u smanjenju troškova za hardver, potrošni materijal i operativne troškove, omogućujući transparentnost i kontrolu nad troškovima te ostvarivanje potencijalnih ušteda. Rješenja temeljena na oblaku smanjuju potrebu za ulaganjima u servere i održavanje, omogućujući model naplate po stvarnoj upotrebi (pay-as-you-go) koji se prilagođava opsegu korištenja. Nadalje, digitalizacija dokumenata - sve više podržana AI tehnologijama za snimanje, klasifikaciju i obradu - pomaže u smanjenju skrivenih administrativnih i operativnih troškova povezanih s fizičkim i ručnim upravljanjem dokumentima i internim procesima. To omogućuje uštede na papiru, tisku i troškovima slanja, budući da se dokumenti kreiraju, dijele i arhiviraju digitalno. Troškovi pohrane i pretraživanja također se smanjuju jer digitalni sustavi podržani umjetnom inteligencijom omogućuju brz pristup bez potrebe za fizičkim arhivima
Konica Minolta koristi umjetnu inteligenciju u svojim Managed Print Services (MPS) za predviđanje potrošnog materijala i potreba za održavanjem, automatsko nadopunjavanje zaliha, praćenje uređaja, rano otkrivanje potencijalnih problema i njihovo proaktivno rješavanje - što značajno smanjuje operativne troškove i zastoje. Cloud Print Services uključuju rješenja poput Workplace Pure i YSOFT SAFEQ Cloud tvrtke Konica Minolta, koja pružaju centraliziranu, sigurnu i troškovno učinkovitu infrastrukturu za tisak i radne tokove. Intelligent Information Management tvrtke Konica Minolta koristi AI tehnologije za omogućavanje bezpapirnih procesa, brže radne tokove i suradnju između lokacija i uređaja. Sustav osigurava sigurnost i usklađenost kroz arhiviranje koje je zaštičeno od promjena, istovremeno povećavajući produktivnost i smanjujući operativne troškove.
Trend 2: Čak i ako papir ostane, obrada dokumenata pomoću AI-ja bit će ključna
Unatoč višegodišnjim naporima digitalizacije, papir je i dalje duboko ukorijenjen u mnogim poslovnim procesima - prema istraživanju tvrtke Quocirca, samo 14 % tvrtki posluje u potpuno bezpapirnom okruženju. U 2026. organizacije će sve više prioritet davati inteligentnom snimanju dokumenata kao ključnom pokretaču digitalne transformacije - vođenom umjetnom inteligencijom. Prema Quocirci, 76% organizacija planira ulaganja u rješenja za cloud-based capture, dok 73% cilja na Intelligent Document Processing (IDP). IDP koristi umjetnu inteligenciju za automatsko snimanje, klasifikaciju, izvlačenje i organizaciju podataka iz dokumenata. Osim toga, IDP omogućuje AI-podržano sažimanje sadržaja, postavljanje pitanja o dokumentima, prijevode i mnoge druge funkcionalnosti - sve s visokom pouzdanošću i minimalnim ljudskim naporom.
Rješenja tvrtke Konica Minolta za Intelligent Document Processing (IDP), podržana umjetnom inteligencijom, automatiziraju snimanje, klasifikaciju i pretraživanje dokumenata - smanjuje pogreške, štedi vrijeme i dodaje funkcionalnosti poput sažimanja sadržaja i prijevoda. Konica Minolta nudi niz inteligentnih rješenja za dokumente, uključujući M-Files, Document Navigator, Waidok, Microsoft 365 Copilot i Workplace Pure. Ova IDP rješenja koriste AI, ML (Machine Learning) i NLP (Natural Language Processing) za obradu strukturiranog i nestrukturiranog sadržaja s većom brzinom, preciznošću i dosljednošću.
Trend 3: ESG izvještavanje vođeno podacima i umjetnom inteligencijom
ESG (Environmental, Social, Governance) područje u Europi obilježeno je nesigurnošću: zbog Omnibus package mijenjaju se pragovi za izvještavanje, a mnoge tvrtke nisu sigurne hoće li u budućnosti i dalje biti obveznici CSRD-a, pa su projekti usporeni ili zaustavljeni. Istovremeno, pritisak tržišta raste, budući da 74% potrošača prilikom kupovine uzima u obzir održivost, što tvrtke prisiljava da se uključe u ESG aktivnosti unatoč regulatornoj nesigurnosti. S obzirom na to da samo 5% tvrtki u potpunosti integrira ESG u svoju poslovnu strategiju, a podaci su često rascjepkani ili nepotpuni, nedostaje pouzdana osnova za donošenje odluka. Umjetna inteligencija može zatvoriti ovu prazninu automatskim prikupljanjem, strukturiranjem i analizom ESG podataka, stvarajući prvi put dosljednu i pouzdanu bazu podataka.
Rješenje tvrtke Konica Minolta, ESG AI, razvijeno je kako bi podržalo tvrtke - uključujući i one koje nisu obvezne izvještavati - u pokretanju ESG aktivnosti. Rješenje automatizira prikupljanje, čišćenje i strukturiranje podataka duž opskrbnog lanca, stvarajući jedinstvenu bazu podataka za CO2 transparentnost i procjenu rizika. ESG AI olakšava ESG izvještavanje i analizu, smanjuje ručni rad i omogućuje osobama poput CFO-a ili ESG menadžera da se usmjere na strateške akcije umjesto na traženje podataka. Cilj je učiniti održivost mjerljivom i pružiti tvrtkama realan, troškovno učinkovit početak.
Trend 4: Prediktivna kibernetička sigurnost vođena umjetnom inteligencijom
Kako se osjetljivi podaci sve više obrađuju u hibridnim okruženjima, zaštita podataka "u uporabi" postaje ključna. Tradicionalna kibernetička sigurnost oslanja se na otkrivanje i reakciju na prijetnje nakon što se pojave, no nužna je promjena prema prediktivnoj sigurnosti, gdje se AI koristi za anticipiranje i neutraliziranje rizika prije nego što se pojave. CIO mora preispitati svoj pristup - prelazeći s reaktivne obrane na izgradnju adaptivnih, otpornijih sustava koji ostaju korak ispred evoluirajućih prijetnji.
Rješenje tvrtke Konica Minolta, Workplace Intrusion Patrol, pruža Endpoint Detection and Response (EDR) i Extended Detection and Response (XDR) pomoću naprednih AI algoritama, istovremeno omogućujući prijenos podataka u realnom vremenu u analitičku uslugu Konica Minolte za cjelodnevno praćenje, analizu i reagiranje. S aspekta tiska, Shield Guard i bizhub SECURE nude sigurnosno praćenje MFP uređaja temeljeno na oblaku i provođenje politika s upozorenjima u stvarnom vremenu, osiguravajući zaštitu print infrastrukture.
Trend 5: Povećana odgovornost umjetne inteligencije
Kako će umjetna inteligencija 2026. godine zauzimati još značajnije mjesto u poslovanju organizacija, tako će rast i potreba za njezinom odgovornom primjenom. Pritisak da se AI sustavi koriste transparentno, u skladu sa strogim etičkim standardima i u potpunosti primjereno svojoj namjeni, sve je veći. Prema istraživanju tvrtke International Data Corporation (IDC), gotovo 30% organizacija navodi sigurnost, privatnost, upravljanje i usklađenost kao najveće izazove pri skaliranju AI rješenja. Više od 75% ispitanika smatra transparentnost vrlo ili iznimno važnom, što dodatno naglašava potrebu za objašnjivošću i ljudskim nadzorom. EU AI Act značajno mijenja način na koji organizacije uvode i upravljaju umjetnom inteligencijom. Ovime se uvodi regulatorni okvir temeljen na procjeni rizika te propisuje obveza transparentnosti, etičkih zaštitnih mehanizama i ljudskog nadzora za AI sustave koji utječu na građane Europske unije. Za voditelje digitalnih radnih okruženja to znači temeljito razumijevanje novih regulativa i osiguravanje da svi AI alati koji se koriste za zapošljavanje, upravljanje učinkom ili angažman zaposlenika zadovoljavaju stroge standarde usklađenosti. Sustavi visokog rizika moraju biti podložni reviziji, objašnjivi te registrirani u javnoj bazi podataka – što predstavlja ključan korak prema pouzdanoj i odgovornoj umjetnoj inteligenciji.
Tvrtka Konica Minolta posvećena je etičnoj i transparentnoj primjeni umjetne inteligencije u skladu s odredbama EU AI Act-a, uz istodobno poticanje inovacija. Razvijen je interni sustav procjene AI rizika za vrednovanje projekata, a u završnoj je fazi i uspostava paneuropskog odbora za digitalnu transformaciju (DX) i umjetnu inteligenciju. Taj će odbor biti podržan specijaliziranim timovima, uključujući interni DX tim, odjel za zaštitu podataka, odjel za ljude, organizaciju i kulturu te interne jedinice za usklađenost, kako bi se osigurao odgovoran razvoj, implementacija i korištenje AI rješenja. AI rješenja poput platforme Workplace Pure, koja u oblaku nudi niz AI usluga za upravljanje dokumentima putem preglednika ili bizhub višefunkcijskih uređaja, zatim Video Solution Services (VSS), koji kombinira napredno snimanje i AI analitiku radi povećanja sigurnosti i učinkovitosti u proizvodnji, sigurnosti i zdravstvu, kao i rješenje FORXAI Mirror, koje u stvarnom vremenu provjerava usklađenost s pravilima nošenja osobne zaštitne opreme (PPE), već su usklađena s odredbama EU AI Act-a. No, cilj tvrtke Konica Minolta nadilazi samu regulatornu usklađenost. Ugradnjom načela odgovorne umjetne inteligencije u svaku fazu razvoja, tvrtka ne samo da osigurava usklađenost s propisima, već svojim korisnicima pruža stvarnu dodanu vrijednost kroz sigurna, pouzdana i inovativna AI rješenja.
