Ured bez papira: Utječe li dob na to tko još uvijek koristi tiskanje?

Prijelaz prema 'Uredu bez papira' bio je postupan. Do 1970-ih papirnati dokumenti dominirali su uredskim operacijama, ali sredinom 1970-ih pojavila se obrada teksta, omogućujući daktilografima da elektronički uređuju tekstove bez potrebe za ponovnim tipkanjem cijelih stranica. Ovaj razvoj možda je doveo do članka u Business Weeku 30. lipnja 1975. pod naslovom 'Ured budućnosti' koji je sadržavao cijeli niz predviđanja o uredu bez papira. Ali što se dogodilo s tim proročanstvima?

Godine koje su uslijedile također su bile obilježene tehnološkim razvojem koji su se približili ostvarenju vizije ureda bez papira. Elektroničke proračunske tablice razvijene 1979. automatizirale su izračun proračuna i druge računovodstvene zadatke. To je pratilo integrirane elektroničke uredske sustave, a zatim dolazak Interneta kao univerzalnog načina jednostavnog dijeljenja informacija 1990-ih. Dolazak pohrane u oblaku i rješenja sredinom 2000-ih počeo je dodatno smanjivati oslanjanje na papir kroz korištenje digitalnih datoteka i e-pošte.

Unatoč tim razvojem, ured bez papira još uvijek nije univerzalna stvarnost i ispis i dalje igra značajnu ulogu u poslovnim operacijama. Iako su digitalni tijekovi rada značajno smanjili potrošnju papira, ovisnost o ispisu ostaje. Preko 70% tvrtki u najnovijem istraživanju Quocirce navodi da je tisak važan za njihove poslovne procese. Podaci iz PWC-a iz 2023. pokazali su da uredski radnici u SAD-u još uvijek koriste 10.000 listova papira godišnje. Podaci iz Quocirce pokazuju da su glavni razlozi za nastavak korištenja papira u poslovanju to što kupci i dalje šalju papirnate dokumente (36%), pravni zahtjevi (30%) i potreba za fizičkim potpisima (29%). Prema IDC¹, 43% tvrtki također kaže da su papirnati dokumenti još uvijek bitni za njihove poslovne procese, što podražava istraživanje Quocirce.

Kako se ponašanje pri tisku razlikuje među generacijama

Smatra se da je kontinuirana upotreba i oslanjanje na tiskane materijale povezano s različitim obrascima ponašanja i pritiscima među generacijama na radnom mjestu. Svaka generacija donosi vlastita očekivanja i potrebe u pogledu ispisa. Stoga je važno razumjeti te razlike kako bi se osiguralo da organizacija raspolaže odgovarajućom infrastrukturom potrebnom za zadovoljavanje tih zahtjeva te za održavanje uključivog i u potpunosti funkcionalnog radnog okruženja.

Ključne generacije na radnom mjestu danas uključuju:

Baby Boomeri (rođeni 1946.-1964.): Ova generacija odrasla je s tiskanim materijalima i tiskanim informacijama, dugo je koristila ispis i tiskane informacije te se možda još uvijek oslanja na tradicionalne metode tiska, ali se postupno prilagođava digitalnim alternativama. Iako možda imaju naviku više printati, zbog svoje dobi mnogi će se povući u sljedećem desetljeću i njihove će sklonosti imati manji utjecaj na evoluciju ureda bez papira nakon što napuste radnu snagu.

Generacija X (rođeni 1965.-1980.): I oni su odrasli uz iskustvo uredskog tiska i navikli su koristiti tiskane informacije, ali su skloniji prihvaćanju digitalnih tijekova rada dok još uvijek koriste print za određene zadatke. Zanimljivo je da, unatoč tome što su odrasli uz tisak, izvješće Quocirce iz 2022. pokazalo je da je 76% starijih ispitanika (rođenih prije 1977.) smatralo da je tisak važan 2022. u usporedbi sa samo 51% koji su smatrali da će biti važan 2025.

Milenijalci (rođeni 1981.-1996.): Rođeni su kada je počelo 'Digitalno doba' i često se opisuju kao 'Digitalni starosjedioci', ova generacija odrasla je s tehnologijom od rane dobi. Uglavnom preferiraju digitalne dokumente i dijeljenje informacija te daju prednost fleksibilnosti, ali još uvijek znaju koristiti tisak za specifične poslovne potrebe. Istraživanje Quocirce spomenuto gore također pokazuje da je od onih rođenih između 1978. i 1987., 76% smatralo da je tisak važan 2022., ali je pao na 62% koji su smatrali da će biti važan 2025.

Generacija Z (rođeni 1997.-2012.): Također rođeni u 'Digitalnom dobu' i vjerojatno još više 'Digitalni starosjedioci' od Milenijalaca. Oni su digitalni domoroci koji preferiraju digitalnu dokumentaciju i mobilna rješenja za tisak.

Ekskurzija o mladoj generaciji: pogled na obrazovni sustav

Dugo se vremena digitalizacija smatrala vrhunac u obrazovanju, čak i za najmlađu generaciju. Skandinavske zemlje bile su posebno pioniri u korištenju digitalnih medija u osnovnim školama. Međutim, neke zemlje u Europi sada se sve više oslanjaju na tradicionalne tiskane medije.

Švedska, zemlja koja je zapravo bila vrlo napredna u korištenju moderne tehnologije u učionici i gdje je klasični udžbenik uglavnom zamijenjen, sada se vraća knjigama u prvim godinama škole nakon što su istraživači na Karolinska Institutu u Stockholmu ispitali švedsku digitalnu strategiju i otkrili silazni trend u učenju. Otkrili su da što se više digitalnih medija koristi u nastavi, to su lošiji rezultati djece.
U Danskoj, ministar obrazovanja Mathias Tesfaye se na razgovoru s medijima ispričao danskoj mladeži što ih je pretvorio u "pokusne kuniće u digitalnom eksperimentu".
Dodatno, Italija želi proširiti zabranu pametnih telefona i tableta u talijanskim školama, koja je na snazi već godinama, kako bi uključila obrazovne svrhe za djecu i mlade do 14 godina. U razgovoru s medijima, ministar obrazovanja Giuseppe Valditara poziva se na studije koje pokazuju da pretjerana upotreba negativno utječe na dječje pamćenje, koncentraciju i učenje.

Istraživanja su pokazala da 'digitalni starosjedioci' bolje upijaju informacije iz tiskanih knjiga nego s ekrana, iako su odrasli s digitalnim medijima. Također su otkrili da mladi čitatelji češće prelistavaju duže tekstove kada koriste iPad-e ili e-čitače. Studije Njemačkog Dortmunda Instituta za istraživanje školskog razvoja (IFS) otkrile su da su knjige kvalitetnije za usvajanje jezika. Ljudi kojima se čitaju knjige ili koji ih čitaju mnogo su bolji u izražavanju u odnosu na one koji to ne čine. Prema studiji, vokabular je posebno loš ako djeca često čitaju na mobitelima ili tabletima, ali nikad ne čitaju knjige.

Fenomen digitalnog umora također je prepoznat kao rastući problem. Jaka svjetlost s digitalnih uređaja može dovesti do naprezanja očiju, glavobolja, pa čak i poremećaja spavanja.

Postoje i dokazi da je količina vremena koju djeca i mladi provode pred digitalnim ekranima značajno povezana s kratkovidnošću. U pokrajini Zhejiang u Kini, korištenje tableta je radi toga ograničeno na maksimalno 30% vremena nastave. Nacionalna vlada sada također preporučuje papir i olovku umjesto aplikacija za učenje.

Što to znači za budućnost? Nije ured bez papira, već ured s manje papira?

Možda se vizija ureda bez papira nikada neće ostvariti, ali čini se više nego realnim da će ured u budućnosti biti još manje temeljen na papiru nego što je danas. Postoji nekoliko razloga za to.

Digitalizacija je već dovela do značajnog smanjenja papirnatih procesa. Inteligentna obrada dokumenata (IDP), koja koristi AI i strojno učenje, dodatno će smanjiti potrebu za ispisom. Prema Quocirca, 62% ispitanika za hvatanje dokumenata planira povećati potrošnju na IDP, a prema McKinsey, preko 30% poslova već bi moglo biti automatizirano do 2030. Dok je OCR, na primjer, već pomogao digitalizirati papirnate radne tokove i automatizirati obradu dokumenata izvlačenjem i klasificiranjem informacija iz papirnatih dokumenata posljednjih godina, AI-pokretan OCR učinit će ovaj proces još bržim i pametnijim. Drugi primjer su elektronički potpisi, koji su već doveli do toga da se važni obrasci i ugovori opremaju valjanim, digitalnim potpisima. AI će dodatno ubrzati proces popunjavanja i potpisivanja obrazaca digitalno i mogao bi dodatno smanjiti upotrebu papira u industrijama kao što su bankarstvo, zdravstvo i obrazovanje. Na kraju, ali ne manje važno, mnogi ljudi, možda generacijski kako je gore opisano, još uvijek printaju duge dokumente kako bi ih lakše čitali i razumjeli. AI-generirani sažeci mogli bi to učiniti suvišnim, jer čine bitan sadržaj brže dostupnim.

Ovo će se vjerojatno još više ubrzati jer europska politika daje prioritet digitalizaciji. Europska komisija ima digitalne ciljeve za 2030., uključujući cilj da '75% EU tvrtki koristi Cloud, AI ili Big Data' i da 'Više od 90% malih i srednjih poduzeća postigne barem osnovnu razinu digitalne intenzivnosti'.

Europa će također proštriti ekološke propise i inicijative kako bi postigla cilj neto nula do 2050. Na pitanje održivosti u vezi s tiskom naspram digitalnog, pročitajte ovaj blog članak za više informacija.

Još jedan važan faktor je da će se europsko stanovništvo smanjiti i stariti, a spomenuta generacijska promjena imat će trajan utjecaj na ispis. Prema Europskoj komisiji², oko 25% radne snage moglo bi pripadati Generaciji Z već 2030.

Istovremeno, start-upovi će koristiti digitalne platforme za rast neviđenom brzinom, što čini upotrebu papira manje privlačnom za te tvrtke.

Osigurajte da je vaše poslovanje spremno za sve potrebe i očekivanja u vezi s tiskom

Prema Quocirca, 75% tvrtki ubrzava svoje planove za digitalizaciju papirnatih procesa, a mala i srednja poduzeća predviđaju pad od 6% u količinama ispisa tijekom sljedećih 12 mjeseci.

Koji god put odabrali, snažna rješenja Konica Minolta čine je idealnim partnerom za vaše digitalno radno mjesto, ispis i procese dokumenata:

Višenamjenski uređaji za tisak (MFP) poput Konica Minolta bizhub asortimana nude fleksibilne opcije ispisa, ali i skeniranje za digitalizaciju dokumenata za sigurno i zaštićeno pohranjivanje i dohvaćanje iz oblaka. Bizhub asortiman nastavlja se razvijati kako bi zadovoljio promjenjive potrebe svake generacije radnika
Mobilni i Cloud tisak omogućuju zaposlenicima print dokumenata s bilo kojeg mjesta i na bilo kojem kompatibilnom uređaju, što podržava udaljena i hibridna radna okruženja, kao i uredski rad
Upravljane usluge tiska nude izvrstan način za skaliranje printa kako bi se zadovoljila potražnja uz optimizaciju troškova printa, poboljšanje učinkovitosti i smanjenje otpada

¹IDC, Europe IPDS Survey, May 2024 (n = 2,000), www.idc.com

²European Commission, KNOWLEDGE FOR POLICY, November 2023

Rate this article