U poslovnom svijetu često se govori o “uredu bez papira” i nužnosti digitalne transformacije. No, u praksi se u mnogim organizacijama događa nešto drugo. Fizički kaos s radnih stolova i arhiva samo se prenosi u digitalni oblik, u obliku nepreglednih mapa na poslužiteljima i zajedničkim cloud prostorima.
Ako zaposlenici i dalje gube vrijeme u potrazi za aktualnom verzijom ugovora ili se važne fakture gube u e-mail korespondenciji, tada se ne radi o pravoj digitalizaciji poslovanja. Riječ je samo o promjeni medija, dok su osnovni problemi procesa ostali neriješeni.
Kvalitetan sustav za upravljanje dokumentima (DMS) ne bi trebao biti tek digitalna arhiva, već aktivan alat za upravljanje poslovnim procesima. On treba omogućiti automatizaciju odobravanja, povezivanje s ključnim poslovnim sustavima te osigurati potpunu sljedivost i kontrolu nad dokumentima kroz njihov cijeli životni ciklus.
Waidok - činjenice!
Waidok je moderna cloud platforma stvorena za sveobuhvatno upravljanje dokumentima i digitalizaciju poslovnih procesa. Dizajniran je s trenutnom operativnošću na umu, bez žrtvovanja tehničke sigurnosti i naprednih funkcionalnosti.
- Clean Cloud (SaaS): Arhitektura bez hardvera. Platformi možete lako pristupiti putem web preglednika, a dokumenti su sigurno pohranjeni u certificiranim podatkovnim centrima.
- Pametno snimanje OCR-a: Ugrađena tehnologija automatski "čita" podatke s dolaznih računa i druge pošte i drugih dokumenata. Sustav samostalno bilježi ključne podatke, što drastično smanjuje mogućnost pogrešaka pri ručnom unosu.
- Automatizirani procesi: Radni tokovi su ugrađeni i možete ih brzo prilagoditi. Od potvrđivanja primljenih računa do HR portala za sigurnu distribuciju platnih listića i elektroničkog odobravanja praznika i putnih naloga.
- Elektronički potpis na klik: Pravno valjana funkcija elektroničkog potpisa ugrađena je izravno u sustav. Nema izvoza dokumenata u strane aplikacije – ugovor se šalje na potpisivanje izravno od Waidoka.
- Sto posto usklađenost i sigurnost: Sustav nudi potpunu kontrolu nad time tko vidi koji dokument (upravljanje pravima pristupa). Uz temeljitu revizijsku evidenciju, imate mir i tijekom inspekcija i s novim zakonodavstvom o e-fakturama.
Što to znači za vas?
Cilj uvođenja sustava za dokumente je sasvim jasan: smanjiti troškove administracije (do 70%) i spasiti svoj tim od beskrajnog "klikanja" i traženja pravih verzija dokumenata. Međutim, koji je sustav tehnički i komercijalno prikladan za vaše potrebe, zapravo nije vaša briga. Ne gubite vrijeme nagađajući IT arhitekturu – skočite na donju poveznicu, posjetite našu web stranicu i ispunite kratak obrazac za konzultacije. Naš tim će pregledati vaše trenutne procese, procijeniti vaše IT okruženje i predložiti rješenje koje će zaista odgovarati vama, a ne obrnuto.