Kako tvrtke teže digitalnoj transformaciji, mnoge žele usvojiti elektroničke potpise. Koja su ključna razmatranja i koje prednosti možete očekivati?
- Rizici informacijske sigurnosti — kada se ugovorne ili druge povjerljive informacije dijele na nesiguran način, mogle bi se zalutati, zametnuti ili ih vidjeti neovlaštene osobe.
- Odgode procesa — vrijeme potrebno za cirkulaciju dokumenta na potpis može dovesti do gubitka posla, zapošljavanja ili drugih prilika.
Što je elektronički potpis?
1 Bazni elektronički potpis
Ovaj izraz (koji eIDAS službeno ne koristi) odnosi se na bilo koju vrstu elektroničkog potpisa koji ne zadovoljava kriterije naprednih ili kvalificiranih elektroničkih potpisa (vidi dolje).
Bazni elektronički potpis najčešća je vrsta e-potpisa jer je jednostavan za korištenje. Na primjer, jednostavno pisanje vašeg imena ispod e-pošte može predstavljati e-potpis. Bazni elektronički potpis može dobiti veću pravnu vrijednost ako potpisnik mora koristiti dodatni korak provjere autentičnosti, kao što je kod primljen SMS-om.
2 Napredni elektronički potpis
Ovo je pravno obvezujući elektronički potpis koji je specifičan za potpisnika te ga jedinstveno identificira i nudi snažnu sigurnost.
Konkretno, napredni elektronički potpis identificira jesu li podaci neovlašteni nakon potpisivanja, što bi poništilo potpis. Ova značajka je neophodna da bi potpis postao pravno obvezujući. Infrastruktura javnog ključa (eng. PKI) najčešće je korištena tehnologija za pružanje ove sigurnosne značajke.
3 Kvalificirani elektronički potpis
Ovo je je sigurnije od naprednog elektroničkog potpisa jer je dodatno:
- Izrađen od strane kvalificiranog uređaja za izradu potpisa koji je u posjedu potpisnika (obično SIM kartica, pametna kartica ili USB stick) ili njime upravlja ovlašteni davatelj usluga u oblaku.
- Temeljen na bazi kvalificiranog certifikata za elektroničke potpise koje je izdao kvalificirani pružatelj usluga od povjerenja.
Koja je vrsta e-potpisa prikladna za moje poslovanje?
Elektronički potpisi mogu se koristiti u širokom rasponu situacija, a različite vrste će biti manje-više prikladne u svakoj od njih. Jednostavni elektronički potpisi opčenito će biti prikladni za potpisivanje dokumenata kao što su:
- Neki dokumenti o ljudskim resursima, kao što su ugovori o neotkrivanju podataka, obavijesti o privatnosti i drugi procesi koji se obavljaju prilikom onboardinga zaposlenika.
- Komercijalni ugovori između korporativnih subjekata, uključujući ugovore o neotkrivanju podataka, narudžbenice, potvrde narudžbe, fakture i izvješća o instalaciji
- Potrošački ugovori, uključujući dokumente za otvaranje maloprodajnih računa, prodajne uvjete, uvjete pružanja usluge, potvrde narudžbi i fakture
Napredni elektronički potpisi bit će prikladniji kada su u pitanju velike financijske transakcije ili za potpisivanje dokumenata koji mogu predstavljati značajne pravne uloge.
Budući da su njihovi pravni učinci jednaki onima od ručnih potpisa, kvalificirani elektronički potpisi mogu se koristiti u mnogim situacijama (uključujući prekogranične) u kojima bi se inače koristili ručni potpisi, kao što su ugovori o radu, osiguranju i drugi; financijske transakcije kao što su e-trgovina i internetsko bankarstvo; i administrativne procedure kao što su porezne prijave, interakcije tijela zdravstvenog osiguranja i zahtjevi za rodni list.
Ako vaša organizacija želi prijeći na e-potpise, morat ćete odabrati vrstu elektroničkog potpisa koja zadovoljava vaše potrebe, uravnotežuje sigurnost s korisničkim iskustvom i osigurava da je e-potpis pravno valjan. Morat ćete uzeti u obzir pravni i regulatorni kontekst u kojem djelujete – imajući na umu da neki slučajevi upotrebe možda neće biti kompatibilni s bilo kojim oblikom e-potpisa. Osim toga, htjet ćete izvršiti analizu rizika i prilika. To vas može navesti da odaberete različite pristupe e-potpisu prema namjeni, vrijednosti i razini rizika različitih vrsta transakcija.
Koje su prednosti usvajanja e-potpisa?
Osim što olakšava potpisivanje dokumenata udaljenim, raštrkanim potpisnicima i potpisnicima neovisnim o lokaciji, usvajanje softverskog rješenja za e-potpis nudi niz drugih pogodnosti.
Prema istraživanjima, povećana sigurnost se navodi kao najveća poslovna korist. Zatim se nudi ušteda troškova i vremena kada usporedite brzinu i jednostavnost e-potpisa s ispisom i logistikom povezanih više potpisa na ugovoru ili drugom dokumentu. Učinkovitije prikupljanje potpisa može zauzvrat omogućiti brže ispunjavanje ugovornih odnosa i tako vam pomoći u pružanju bolje usluge kupcima, partnerima i dobavljačima.
Kada se elektronički potpisani dokumenti također pohranjuju i arhiviraju elektronički, postoje mogućnosti za oslobađanje uredskog prostora i uštedu troškova u usporedbi sa pohranjivanjem fizičkih dokumenata. Ovlaštenim korisnicima je također lakše - bez obzira gdje se nalaze - dohvatiti dokumente iz elektroničkih arhiva koje se mogu pretraživati.
Napravite sljedeći korak: Digitalno upravljajte ugovorima
Nakon što odlučite krenuti s e-potpisima, morat ćete odabrati i uvesti odgovarajuće softversko rješenje koje se može koristiti na različitim uređajima. Ovisno o vašim procesima i količini ugovora koje vaša tvrtka treba izraditi i potpisati, to bi mogla biti prilika da pogledate digitalno rješenje za upravljanje ugovorima koje uključuje procese rada e-potpisa.
Digitalno rješenje za upravljanje ugovorima može vam pomoći da smanjite pogreške pri izradi ugovora, kao i administrativne i pravne troškove. Pruža vam bolji pregled svih vaših ugovora, pomažući vam da pratite kritične rokove i ugovorna razdoblja, izbjegnete neželjena produljenja ugovora i poboljšate izvedbu dobavljača i pregovaranje. Rješenje vam također može pomoći da dodatno poboljšate informacijsku sigurnost eliminacijom rizika od gubitka ili zagubljenja papirnatih ugovora i dajući vam bližu kontrolu nad tim tko može vidjeti i raditi s ugovorima.
S digitalnim rješenjem za upravljanje ugovorima, uloga upravljanja ugovorima može se transformirati iz administrativne potrebe u sredstvo za bolje poslovanje.
Jeste li spremni započeti s implementacijom e-potpisa?
Ako ste spremni započeti s e-potpisom, prvi je korak definirati svoje zahtjeve i razumjeti koju vrstu rješenja za e-potpis trebate kako biste ispunili zakonske, regulatorne i operativne zahtjeve. Kao dio vašeg procesa donošenja odluka, razmislite može li digitalno rješenje za upravljanje ugovorima pomoći da elektroničko potpisivanje bude još učinkovitije i pruži dodatne poslovne prednosti.
Pobrinite se da radite s pružateljem usluga koji nudi stručnost i niz rješenja za odabir te je sposoban integrirati odabrano rješenje u vaše postojeće alate za produktivnost.