Neka elektronički potpisi postanu integralni dio vaših digitalnih procesa

| 17 svibnja 2022

Kako tvrtke teže digitalnoj transformaciji, mnoge žele usvojiti elektroničke potpise. Koja su ključna razmatranja i koje prednosti možete očekivati?



Prebacivanje s papirnatih na digitalne procese pomaže da rad na daljinu i rad od kuće bude prikladan i produktivan za mnoge organizacije. Ali ako se vaša organizacija i dalje oslanja na ručno potpisivanje dokumenata, to može uzrokovati kašnjenja, rizike za informacijsku sigurnost i nepotrebne troškove. Te probleme možete riješiti implementiranjem rješenja za elektronički potpis koje će također podržati vašu širu agendu digitalne transformacije.

Digitalizacija dokumenata ključni je dio programa digitalne transformacije svake organizacije. To je trend koji je ubrzala pandemija, jer su organizacije požurile prijeći s papirnatih na skenirane i elektroničke datoteke i dokumente, kako bi ljudi koji rade od kuće mogli lakše pristupati i dijeliti informacije te surađivati  na radnim zadacima koju uključuju upravljanje s dokumentima.

Koliko je organizacija nastavilo inzistirati na ručnim potpisima na dokumentima poput ugovora? To predstavlja posebne izazove kada dokument mora potpisati nekoliko osoba, od kojih svaka možda radi na drugom mjestu. Obično to znači da svaka osoba mora potpisati originalni tiskani primjerak, a zatim ga poslati sljedećem potpisniku; ili potpišite i skenirajte dokument, a zatim ga pošaljite e-poštom sljedećem potpisniku, koji mora ispisati, potpisati i ponovno skenirati dokument prije nego što ga pošalje e-poštom.

Postoji bezbroj rizika s bilo kojim pristupom, uključujući:
  • Rizici informacijske sigurnosti — kada se ugovorne ili druge povjerljive informacije dijele na nesiguran način, mogle bi se zalutati, zametnuti ili ih vidjeti neovlaštene osobe.
  • Odgode procesa — vrijeme potrebno za cirkulaciju dokumenta na potpis može dovesti do gubitka posla, zapošljavanja ili drugih prilika.
Zato, kako bi potpisivanje dokumenata postalo učinkovitiji i sigurniji proces u današnjem sve digitalnijem svijetu, organizacije sve više usvajaju rješenja za elektronički potpis (e-potpis)
 

Što je elektronički potpis?

Elektronički potpis (e-potpis) je elektronički pokazatelj namjere osobe da pristane na sadržaj dokumenta ili skupa podataka na koji se potpis odnosi. Baš kao i rukom pisani potpis u izvanmrežnom svijetu, elektronički potpis je pravni koncept koji bilježi namjeru potpisnika da bude vezan uvjetima potpisanog dokumenta.

 

Koja je razlika između elektroničkog i digitalnog potpisa?

Mnogo ljudi smatra da ova dva pojma označavaju istu stvar, ali važno je razlikovati ih. Europska komisija daje ove definicije.

Elektronički potpis: pravni koncept definiran u uredbi EU-a eIDAS (eng. Electronic Identification, Authentication and Trust Services) kao ''podaci u elektroničkom obliku koji su priloženi ili logički povezani s drugim podacima u elektroničkom obliku i koje potpisnik koristi za potpisivanje''. 

Digitalni potpis: matematički i kriptografski koncept koji se široko koristi za pružanje konkretnih i praktičnih primjera elektroničkog potpisa.

1 Bazni elektronički potpis

Ovaj izraz (koji eIDAS službeno ne koristi) odnosi se na bilo koju vrstu elektroničkog potpisa koji ne zadovoljava kriterije naprednih ili kvalificiranih elektroničkih potpisa (vidi dolje).

Bazni elektronički potpis najčešća je vrsta e-potpisa jer je jednostavan za korištenje. Na primjer, jednostavno pisanje vašeg imena ispod e-pošte može predstavljati e-potpis. Bazni elektronički potpis može dobiti veću pravnu vrijednost ako potpisnik mora koristiti dodatni korak provjere autentičnosti, kao što je kod primljen SMS-om.

 

2 Napredni elektronički potpis

Ovo je pravno obvezujući elektronički potpis koji je specifičan za potpisnika te ga jedinstveno identificira i nudi snažnu sigurnost.

Konkretno, napredni elektronički potpis identificira jesu li podaci neovlašteni nakon potpisivanja, što bi poništilo potpis. Ova značajka je neophodna da bi potpis postao pravno obvezujući. Infrastruktura javnog ključa (eng. PKI) najčešće je korištena tehnologija za pružanje ove sigurnosne značajke.
 

3 Kvalificirani elektronički potpis

Ovo je je sigurnije od naprednog elektroničkog potpisa jer je dodatno:

  • Izrađen od strane kvalificiranog uređaja za izradu potpisa koji je u posjedu potpisnika (obično SIM kartica, pametna kartica ili USB stick) ili njime upravlja ovlašteni davatelj usluga u oblaku.
  • Temeljen na bazi kvalificiranog certifikata za elektroničke potpise koje je izdao kvalificirani pružatelj usluga od povjerenja.​

 

Koja je vrsta e-potpisa prikladna za moje poslovanje?

Elektronički potpisi mogu se koristiti u širokom rasponu situacija, a različite vrste će biti manje-više prikladne u svakoj od njih. Jednostavni elektronički potpisi opčenito će biti prikladni za potpisivanje dokumenata kao što su:

  • Neki dokumenti o ljudskim resursima, kao što su ugovori o neotkrivanju podataka, obavijesti o privatnosti i drugi procesi koji se obavljaju prilikom onboardinga zaposlenika.
  • Komercijalni ugovori između korporativnih subjekata, uključujući ugovore o neotkrivanju podataka, narudžbenice, potvrde narudžbe, fakture i izvješća o instalaciji
  • Potrošački ugovori, uključujući dokumente za otvaranje maloprodajnih računa, prodajne uvjete, uvjete pružanja usluge, potvrde narudžbi i fakture​

Napredni elektronički potpisi bit će prikladniji kada su u pitanju velike financijske transakcije ili za potpisivanje dokumenata koji mogu predstavljati značajne pravne uloge.

Budući da su njihovi pravni učinci jednaki onima od ručnih potpisa, kvalificirani elektronički potpisi mogu se koristiti u mnogim situacijama (uključujući prekogranične) u kojima bi se inače koristili ručni potpisi, kao što su ugovori o radu, osiguranju i drugi; financijske transakcije kao što su e-trgovina i internetsko bankarstvo; i administrativne procedure kao što su porezne prijave, interakcije tijela zdravstvenog osiguranja i zahtjevi za rodni list.

Ako vaša organizacija želi prijeći na e-potpise, morat ćete odabrati vrstu elektroničkog potpisa koja zadovoljava vaše potrebe, uravnotežuje sigurnost s korisničkim iskustvom i osigurava da je e-potpis pravno valjan. Morat ćete uzeti u obzir pravni i regulatorni kontekst u kojem djelujete – imajući na umu da neki slučajevi upotrebe možda neće biti kompatibilni s bilo kojim oblikom e-potpisa. Osim toga, htjet ćete izvršiti analizu rizika i prilika. To vas može navesti da odaberete različite pristupe e-potpisu prema namjeni, vrijednosti i razini rizika različitih vrsta transakcija.
 


Koje su prednosti usvajanja e-potpisa?

Osim što olakšava potpisivanje dokumenata udaljenim, raštrkanim potpisnicima i potpisnicima neovisnim o lokaciji, usvajanje softverskog rješenja za e-potpis nudi niz drugih pogodnosti.

Prema istraživanjima, povećana sigurnost se navodi kao najveća poslovna korist. Zatim se nudi ušteda troškova i vremena kada usporedite brzinu i jednostavnost e-potpisa s ispisom i logistikom povezanih više potpisa na ugovoru ili drugom dokumentu. Učinkovitije prikupljanje potpisa može zauzvrat omogućiti brže ispunjavanje ugovornih odnosa i tako vam pomoći u pružanju bolje usluge kupcima, partnerima i dobavljačima.

Kada se elektronički potpisani dokumenti također pohranjuju i arhiviraju elektronički, postoje mogućnosti za oslobađanje uredskog prostora i uštedu troškova u usporedbi sa pohranjivanjem fizičkih dokumenata. Ovlaštenim korisnicima je također lakše - bez obzira gdje se nalaze - dohvatiti dokumente iz elektroničkih arhiva koje se mogu pretraživati.

 

Napravite sljedeći korak: Digitalno upravljajte ugovorima

Nakon što odlučite krenuti s e-potpisima, morat ćete odabrati i uvesti odgovarajuće softversko rješenje koje se može koristiti na različitim uređajima. Ovisno o vašim procesima i količini ugovora koje vaša tvrtka treba izraditi i potpisati, to bi mogla biti prilika da pogledate digitalno rješenje za upravljanje ugovorima koje uključuje procese rada e-potpisa.

Digitalno rješenje za upravljanje ugovorima može vam pomoći da smanjite pogreške pri izradi ugovora, kao i administrativne i pravne troškove. Pruža vam bolji pregled svih vaših ugovora, pomažući vam da pratite kritične rokove i ugovorna razdoblja, izbjegnete neželjena produljenja ugovora i poboljšate izvedbu dobavljača i pregovaranje. Rješenje vam također može pomoći da dodatno poboljšate informacijsku sigurnost eliminacijom rizika od gubitka ili zagubljenja papirnatih ugovora i dajući vam bližu kontrolu nad tim tko može vidjeti i raditi s ugovorima.

S digitalnim rješenjem za upravljanje ugovorima, uloga upravljanja ugovorima može se transformirati iz administrativne potrebe u sredstvo za bolje poslovanje.
 

Jeste li spremni započeti s implementacijom e-potpisa?

Ako ste spremni započeti s e-potpisom, prvi je korak definirati svoje zahtjeve i razumjeti koju vrstu rješenja za e-potpis trebate kako biste ispunili zakonske, regulatorne i operativne zahtjeve. Kao dio vašeg procesa donošenja odluka, razmislite može li digitalno rješenje za upravljanje ugovorima pomoći da elektroničko potpisivanje bude još učinkovitije i pruži dodatne poslovne prednosti.

Pobrinite se da radite s pružateljem usluga koji nudi stručnost i niz rješenja za odabir te je sposoban integrirati odabrano rješenje u vaše postojeće alate za produktivnost.

 

KONTAKTIRAJTE NAS

KONTAKTIRAJTE NAS

KONTAKTIRAJTE NAS

O tvrtki Konica Minolta Hrvatska

 

Konica Minolta Hrvatska, sa sjedištem u Zagrebu, dio je Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH sa sjedištem u Langenhagen, Njemačka – podružnica u potpunom vlasništvu Konica Minolta Inc., Tokio, Japan. Konica Minolta svojim klijentima omogućuje pobjednike digitalne ere: sa svojom jedinstvenom stručnošću u mogućnostima obrade podataka, Konica Minolta stvara relevantna rješenja za svoje kupce i rješava probleme s kojima se suočava društvo. Kao pružatelj cjelovitih IT usluga, Konica Minolta pruža savjetovanje i usluge za optimizaciju poslovnih procesa s automatizacijom tijeka rada. Tvrtka svojim kupcima nadalje nudi rješenja i upravljane usluge u području IT infrastrukture i IT sigurnosti, kao i usluga u oblaku. S obzirom na svoja rješenja za uredski tisak, "IDC MarketScape: Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment" izjavio je da je Konica Minolta "globalno prepoznata kao lider u transformaciji tiska". Kao pouzdan partner na polju profesionalnog tiska, Konica Minolta nudi poslovno savjetovanje, vrhunsku tehnologiju i softver te se etablirala kao vodeći proizvođač i lider na tržištu profesionalnog tiska već više od deset godina (InfoSource). Londonski Poslovni inovacijski centar (Business Innovation Centre) i četiri laboratorija za istraživanje i razvoj (R&D laboratories) u Europi omogućuju Konica Minolti da unaprijedi inovacije suradnjom sa svojim kupcima, kao i s akademskim, industrijskim i poduzetničkim partnerima). Za svoja rješenja koja kombiniraju ‘pametnu uslugu s pametnom tehnologijom’, Konica Minolta primila je prestižnu nagradu "Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021" od strane tvrtke Keypoint Intelligence. Tvrtka Konica Minolta Hrvatska, zastupljena je kroz matičnu jedinicu u Zagrebu, poslovnim jedinicama u Osijeku, Splitu i Rijeci te širokom partnerskom mrežom.

 

Za dodatne informacije, zapratite nas na LinkedIn, Facebook i YouTube kanalima @KonicaMinoltaHrvatska

 

Nazivi proizvoda i imena mogu biti zaštitni znakovi ili registrirani zaštitni znakovi njihovih vlasnika.

Pretplatite se na naš newsletter i saznajte novosti iz prve ruke

Pretplati se
Nemojte čekati prilike, napravite ih!