Podijeli
Kako tvrtke teže digitalnoj transformaciji, mnoge žele usvojiti elektroničke potpise. Koja su ključna razmatranja i koje prednosti možete očekivati?
Mnogo ljudi smatra da ova dva pojma označavaju istu stvar, ali važno je razlikovati ih. Europska komisija daje ove definicije. Elektronički potpis: pravni koncept definiran u uredbi EU-a eIDAS (eng. Electronic Identification, Authentication and Trust Services) kao ''podaci u elektroničkom obliku koji su priloženi ili logički povezani s drugim podacima u elektroničkom obliku i koje potpisnik koristi za potpisivanje''. Digitalni potpis: matematički i kriptografski koncept koji se široko koristi za pružanje konkretnih i praktičnih primjera elektroničkog potpisa.
Ovaj izraz (koji eIDAS službeno ne koristi) odnosi se na bilo koju vrstu elektroničkog potpisa koji ne zadovoljava kriterije naprednih ili kvalificiranih elektroničkih potpisa (vidi dolje). Bazni elektronički potpis najčešća je vrsta e-potpisa jer je jednostavan za korištenje. Na primjer, jednostavno pisanje vašeg imena ispod e-pošte može predstavljati e-potpis. Bazni elektronički potpis može dobiti veću pravnu vrijednost ako potpisnik mora koristiti dodatni korak provjere autentičnosti, kao što je kod primljen SMS-om.
Ovo je pravno obvezujući elektronički potpis koji je specifičan za potpisnika te ga jedinstveno identificira i nudi snažnu sigurnost. Konkretno, napredni elektronički potpis identificira jesu li podaci neovlašteni nakon potpisivanja, što bi poništilo potpis. Ova značajka je neophodna da bi potpis postao pravno obvezujući. Infrastruktura javnog ključa (eng. PKI) najčešće je korištena tehnologija za pružanje ove sigurnosne značajke.
Ovo je je sigurnije od naprednog elektroničkog potpisa jer je dodatno:
Elektronički potpisi mogu se koristiti u širokom rasponu situacija, a različite vrste će biti manje-više prikladne u svakoj od njih. Jednostavni elektronički potpisi opčenito će biti prikladni za potpisivanje dokumenata kao što su:
Napredni elektronički potpisi bit će prikladniji kada su u pitanju velike financijske transakcije ili za potpisivanje dokumenata koji mogu predstavljati značajne pravne uloge.
Budući da su njihovi pravni učinci jednaki onima od ručnih potpisa, kvalificirani elektronički potpisi mogu se koristiti u mnogim situacijama (uključujući prekogranične) u kojima bi se inače koristili ručni potpisi, kao što su ugovori o radu, osiguranju i drugi; financijske transakcije kao što su e-trgovina i internetsko bankarstvo; i administrativne procedure kao što su porezne prijave, interakcije tijela zdravstvenog osiguranja i zahtjevi za rodni list.
Ako vaša organizacija želi prijeći na e-potpise, morat ćete odabrati vrstu elektroničkog potpisa koja zadovoljava vaše potrebe, uravnotežuje sigurnost s korisničkim iskustvom i osigurava da je e-potpis pravno valjan. Morat ćete uzeti u obzir pravni i regulatorni kontekst u kojem djelujete – imajući na umu da neki slučajevi upotrebe možda neće biti kompatibilni s bilo kojim oblikom e-potpisa. Osim toga, htjet ćete izvršiti analizu rizika i prilika. To vas može navesti da odaberete različite pristupe e-potpisu prema namjeni, vrijednosti i razini rizika različitih vrsta transakcija.
Osim što olakšava potpisivanje dokumenata udaljenim, raštrkanim potpisnicima i potpisnicima neovisnim o lokaciji, usvajanje softverskog rješenja za e-potpis nudi niz drugih pogodnosti.
Prema istraživanjima, povećana sigurnost se navodi kao najveća poslovna korist. Zatim se nudi ušteda troškova i vremena kada usporedite brzinu i jednostavnost e-potpisa s ispisom i logistikom povezanih više potpisa na ugovoru ili drugom dokumentu. Učinkovitije prikupljanje potpisa može zauzvrat omogućiti brže ispunjavanje ugovornih odnosa i tako vam pomoći u pružanju bolje usluge kupcima, partnerima i dobavljačima.
Kada se elektronički potpisani dokumenti također pohranjuju i arhiviraju elektronički, postoje mogućnosti za oslobađanje uredskog prostora i uštedu troškova u usporedbi sa pohranjivanjem fizičkih dokumenata. Ovlaštenim korisnicima je također lakše - bez obzira gdje se nalaze - dohvatiti dokumente iz elektroničkih arhiva koje se mogu pretraživati.
Nakon što odlučite krenuti s e-potpisima, morat ćete odabrati i uvesti odgovarajuće softversko rješenje koje se može koristiti na različitim uređajima. Ovisno o vašim procesima i količini ugovora koje vaša tvrtka treba izraditi i potpisati, to bi mogla biti prilika da pogledate digitalno rješenje za upravljanje ugovorima koje uključuje procese rada e-potpisa. Digitalno rješenje za upravljanje ugovorima može vam pomoći da smanjite pogreške pri izradi ugovora, kao i administrativne i pravne troškove. Pruža vam bolji pregled svih vaših ugovora, pomažući vam da pratite kritične rokove i ugovorna razdoblja, izbjegnete neželjena produljenja ugovora i poboljšate izvedbu dobavljača i pregovaranje. Rješenje vam također može pomoći da dodatno poboljšate informacijsku sigurnost eliminacijom rizika od gubitka ili zagubljenja papirnatih ugovora i dajući vam bližu kontrolu nad tim tko može vidjeti i raditi s ugovorima. S digitalnim rješenjem za upravljanje ugovorima, uloga upravljanja ugovorima može se transformirati iz administrativne potrebe u sredstvo za bolje poslovanje.
Ako ste spremni započeti s e-potpisom, prvi je korak definirati svoje zahtjeve i razumjeti koju vrstu rješenja za e-potpis trebate kako biste ispunili zakonske, regulatorne i operativne zahtjeve. Kao dio vašeg procesa donošenja odluka, razmislite može li digitalno rješenje za upravljanje ugovorima pomoći da elektroničko potpisivanje bude još učinkovitije i pruži dodatne poslovne prednosti. Pobrinite se da radite s pružateljem usluga koji nudi stručnost i niz rješenja za odabir te je sposoban integrirati odabrano rješenje u vaše postojeće alate za produktivnost.
O tvrtki Konica Minolta Hrvatska
Put Konica Minolte započeo je prije 150 godina, s vizijom da inovacije pokreću svijet. S vizijom da inovacijama stvaramo bolje društvo i bolji svijet. Ista svrha koja nas je pokretala tada, pokreće nas i sada.
Konica Minolta Hrvatska, sa sjedištem u Zagrebu, dio je Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH sa sjedištem u Langenhagen, Njemačka – podružnica u potpunom vlasništvu Konica Minolta Inc., Tokio, Japan. Konica Minolta svojim klijentima omogućuje pobjednike digitalne ere: sa svojom jedinstvenom stručnošću u mogućnostima obrade podataka. Kao pružatelj rješenja za digitalno radno mjesto, Konica Minolta pomaže svojim klijentima da identificiraju i otključaju mogućnosti digitalizacije i dosegnu sljedeću razinu u digitalnoj zrelosti svoje organizacije preispitivanjem radnog mjesta. Kao podrška 'Inteligentnom povezanom radnom mjestu', Konica Minolta nudi usluge cloud rješenja, IT rješenja, usluge upravljanog ispisa i video rješenja za rad na daljinu, suradnju, upravljanje tijekovima rada te automatizaciju i sigurnost. Uspjeh tvrtke u pokretanju transformacije također potvrđuje IDC, budući da je 'IDC MarketScape: Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment' naveo da je Konica Minolta 'globalno prepoznata kao lider u transformaciji ispisa'. Konica Minolta je Microsoft Global Managed Partner od 2021.
Kao pouzdan partner na polju profesionalnog tiska, Konica Minolta nudi poslovno savjetovanje, vrhunsku tehnologiju i softver te se etablirala kao vodeći proizvođač i lider na tržištu profesionalnog tiska već više od deset godina (InfoSource). Za svoja rješenja koja kombiniraju ‘pametnu uslugu s pametnom tehnologijom’, Konica Minolta primila je prestižnu nagradu "Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021" od strane tvrtke Keypoint Intelligence.
Za sve veći broj organizacija, uspjeh je danas više od uske definicije financijskog prosperiteta – on također uključuje zaštitu okoliša i pozitivan utjecaj na njihovu radnu snagu, kao i na društva u koja su ugrađeni. Svojom predanošću u postizanju ciljeva održivog razvoja (SDGs), Konica Minolta se obvezala da će dosljedno slijediti svoje ciljeve održivosti i društvene odgovornosti.
Tvrtka je opetovano prepoznata zbog svoje bogate povijesti društvenog doprinosa, kao i zbog rada na postizanju SDG-a kroz svoje poslovanje i lanac opskrbe. Konica Minolta uvrštena je među “100 globalno najodrživijih korporacija u svijetu 2022.” i dobila je najvišu razinu u EcoVadis ocjenama održivosti.
Tvrtka Konica Minolta Hrvatska, zastupljena je kroz matičnu jedinicu u Zagrebu, poslovnim jedinicama u Osijeku, Splitu i Rijeci te širokom partnerskom mrežom.
Za dodatne informacije, zapratite nas na LinkedIn, Facebook i YouTube kanalima @KonicaMinoltaHrvatska.
Nazivi proizvoda i imena mogu biti zaštitni znakovi ili registrirani zaštitni znakovi njihovih vlasnika.