Nakon pandemije: Kako se pripremiti na neočekivano

| 31 ožujka 2021

Lekcije o osiguranju učinkovitih i otpornih informacijskih tehnologija koje mogu brzo reagirati na vanjske krize naučene u tvrtkama male i srednje veličine

Rane 2020. dogodilo se neočekivano: Pojavio se zrakom prenosivi virus koji je u nekoliko tjedana osvojio svijet. Rezultat je raširena pandemija — koja je na svom razornom putu poremetila ustaljene radne procese diljem svijeta. Konica Minolta odmah je, u nekoliko dana, poslovanje iz ureda odmah u potpunosti premjestila izvan njih — što je samo u Europi utjecalo na 9000 zaposlenika. Tvrtke diljem svijeta bile su prisiljene učiniti isto, a neke su — poput tvrtke Konica Minolta — to učinile bolje od drugih. Pandemija je bila snažan podsjetnik na nepostojanost naše svakodnevne radne stvarnosti kada je suočimo s krizama i poremećajima. One ne moraju doći u obliku globalne krize. Štoviše, lokalni incidenti ograničeni na regiju, industriju, pojedinu tvrtku ili čak pojedince unutar tima mnogo su vjerojatniji. Takvi incidenti potencijalno mogu uzrokovati podjednako značajne smetnje u velikim, srednjim i malim tvrtkama. S tako brojnim scenarijima potencijalnih smetnji, zar se uopće moguće pripremiti na takve događaje? Kada su u pitanju informacijske tehnologije, kratak odgovor je: da, ako imate otporne i prilagodljive informacijske tehnologije i pouzdanog partnera koji osigurava brzu i hitru reakciju. Druga dodatna prednost: Uz pripremu tvrtki za krize, ove mjere također mogu pomoći pri povećaju učinkovitosti.


„Postoje vanjski udari koje možete predvidjeti te dopuštaju „pripreme u zadnji tren“, — no druge udaraju kao grom iz vedra neba“, kaže Olaf Lorenz, viši glavni upravitelj odjela za digitalnu transformaciju u tvrtki Konica Minolta Business Solutions Europe: „U oba slučaja, kada su u pitanju informacijske tehnologije, općenito se pripremati za potencijalne probleme najbolji je način osiguranja povoljnijeg ishoda. 

 


Scenariji takvih prekida, primjerice prirodne katastrofe poput zemljotresa, poplava, šumskih požara — ili trenutačna pandemija, također mogu imati i snažan geografski utjecaj. Mogu se pojaviti i u obliku političkih nemira ili prekida osnovnih usluga, npr. opsežan obustava dostave električne energije. Zajednički čimbenik u svim ovim scenarijima jest što teže prekinuti cijeli lanac stvaranja vrijednosti, ne samo jednu određenu djelatnost. Druge vanjske krize moguće je ograničiti na posebna područja ili djelatnosti: U njih se ubrajaju nesreće poput požara, prekida u mreži ili kriminalne aktivnosti poput krađe, kibernetičkih napada, vandalizma ili ucjene. Korijen prekida također može biti u osobnim, individualnim krizama — pogreškom donositelja odluka, iznenadnom potrebom zaposlenika za promjenom radnog obrasca radi brige o bolesnom članu obitelji itd.

Otpor pesimističnom fatalizmu i prihvaćanje optimizma s pripremom
„Osvješćivanje svih potencijalnih prijetnji kojima je izložena vaša tvrtka može djelovati obeshrabrujuće“", tvrdi Yoann Fortini, viši upravitelj IT uslugama za izlazak na tržište u tvrtki Konica Minolta Business Solutions Europe — posebice za tvrtke male i srednje veličine: „No ipak je nužno analizirati opasnosti, utvrditi potencijalne ishode i tada pronaći rješenja kojima se za njih pripremate na prikladan i inteligentan način. Pesimistički fatalizam nije od pomoći niti je potreban“. Za IT stručnjake prepoznavanje potencijalnih ishoda tih vanjskih kriza sljedeći je ključni korak.

Jedan od najčešćih rezultata takvih incidenata je gubitak podataka, privremen ili trajan. U druge se rezultate ubrajaju fizička nedostupnost ureda, radnih mjesta ili mreža, ukradena ili uništena oprema, kršenja povjerljivosti ili privatnosti podataka, iznenadna nedostupnost obučenih (IT) članova tima ili neočekivana potreba zaposlenika za radom na daljinu. „Na ovoj razini analize mnogi sumnjičavi klijenti prepoznavaju potencijal za pripremu: Premda većinu katastrofa ne možete spriječiti, lako možete spriječiti neke negativne posljedice — ili umanjiti njihov učinak. To dopušta optimističniji pristup — pokazuje kako možete zadržati kontrolu“, kaže viši upravitelj IT uslugama za izlazak na tržište u tvrtki Konica Minolta.
 
Priprema: Postavljanje učinkovite informacijske tehnologije otporne na udare

Yoann Fortini ističe kako to iziskuje dodatne troškove. "Učinkovitost i uspješnost ključ su očuvanja organizacije od nepotrebnih opterećenja“. U mnogim je slučajevima primjenom modernih digitalnih procesa moguće postići sinergije za istovremeno poboljšanje učinkovitosti organizacije i njenu pripremu za potencijalne krize.

Biti pripremljen za rad na daljinu savršen je primjer: Uz to što zaposlenicima daje fleksibilnost rada na bilo kojoj vanjskoj lokaciji—od doma ili na lokaciji klijenta—omogućuje im nastavak rada čak i kada je ured iz nekog razloga nedostupan. „Da se trenutačna pandemija pojavila samo desetljeće ranije, njezin utjecaj na tvrtke diljem svijeta bio bi daleko razorniji“, tvrdi Olaf Lorenz. Srećom, brojne organizacije poput tvrtke Konica Minolta već su imale rješenja za udaljena radna mjesta koja su njihovim intelektualnim radnicima omogućili jednostavan nastavak rada od doma, s tek manjim prekidima ili potpuno bez njih. Tvrtke vrijednost rada na daljinu pri vanjskim udarima mogu zamisliti i bez rasplamsane globalne pandemije — primjeri mogu biti iz svakodnevice, poput snažnog snježnog nevremena ili štrajk radnika u javnom prijevozu. Dodatno, sposobnost rada na daljinu može osigurati visoku razinu prilagodljivosti ako osobne okolnosti zaposleniku uvjetuju promjenu radnih rutina. Ako, primjerice, zaposlenik iznenada mora preuzeti njegu člana obitelji, rad na daljinu može mu pomoći spojiti osobne obaveze i posao. „Nažalost, takvi scenariji nisu rijetki i mogu uzrokovati uistinu značajke poremećaje u organizacijama. Rad na daljinu tada može biti veliko olakšanje za zaposlenika i tvrtku. Budući da obučene radne snage stalno nedostaje, tvrtka ostvaruje pogodnost nastavka rada vrijednog zaposlenika“, objašnjava Olaf Lorenz.

Slično kao rad na daljinu, rješenja za pohranu podataka i upravljanje informacijama utemeljeni na informatičkom oblaku osiguravaju prednosti na području učinkovitosti i sigurnosti. Skupe i neprilagodljive poslužitelje na lokaciji mogu zamijeniti modelima koji se plaćaju po upotrebi, što osigurava veću financijsku prilagodljivost te prilagodljivost kapaciteta. Vrijedne podatke organizacije također čini manje osjetljivima na lokalne incidente poput požara, poplava ili krađe opreme. Pružatelji usluga poput tvrtke Konica Minolta za zaštitu podataka svojih klijenata primjenjuju snažne zaštite mjere koje su manjim tvrtkama neizvedive na vlastitim poslužiteljima. No ako je podatke nužno pohranjivati na lokaciji, hibridna IT rješenja ili upravljane usluge sigurnosnog kopiranja pomažu zaštititi tvrtke od katastrofalnog gubitka podataka. Na primjer, to može biti slučaj kada lokalna pohrana ima prednost brzine obrade ili to propisuju zakonske odredbe. Ove mjere osiguravaju brzo vraćanje kritičnih podataka tvrtke te pristupanje s vrlo ograničenim prekidima procesa.

Priprema je također ključ za smanjenje opasnosti od kriminalnih napada ili drugih zlonamjernih aktivnosti, virtualnih ili fizičkih. Hakeri sve učestalije napadaju velike i male tvrtke ucjenjivačkim softverom. Ucjenjivački softver šifrira pohranu podataka ili zaražene uređaje. Kibernetički kriminalci tada traže novac za dešifriranje. Broj takvih napada u posljednje vrijeme zabrinjavajuće se povećao. U 2020. 51 posto tvrtki pod nadzorom tvrtke Sophos prijavilo je napad ucjenjivačkim softverom.[1]  „Napadači su iskoristili činjenicu da je pristup podacima u poslovanju ima ‘novčanu protuvrijednost, za razliku od privatnih podataka koji uglavnom nosi sentimentalnu vrijednost. Tvrtke su zato obećavajuće mete, od njih je često lakše iznuditi prijenos traženih iznosa“, objašnjava Yoann Fortini. "Bila riječ o informacijama o ugovorima, dostavnim dokumentima ili fakturama — prekid pristupa podacima tvrtkama može uzrokovati značajne financijske gubitke. Manje tvrtke posebno su ranjive jer mnoge nemaju prikladne mjere predostrožnosti uobičajene za veće organizacije“. Međutim, mnoge je napade moguće odbiti povoljnim sigurnosnim IT rješenjima. Viši upravitelj IT uslugama za izlazak na tržište tvrtke Konica Minolta govori iz iskustva s tvrtkama male i srednje veličine: „U mnogim tvrtkama male i srednje veličine koje su naši klijenti zapravo su iznenađeni kada vide kako mala rješenja mogu snažno utjecati na IT sigurnost“.

Drugo sigurnosno gledište koje se u tvrtkama male i srednje veličine često previđa jest fizička sigurnost lokacije — to je vrlo učestalo ako tvrtka ne radi u maloprodaji s klijentima. Provale i krađa uzrokuju dvije vrste troškova: S jedne strane, troškove izravne vrijednosti samih ukradenih predmeta. S druge strane, neizravne troškove za višu naknadu za osiguranje, prekide procesa uzrokovane nedostatkom opreme te troškovima zamjene, pri čemu su ti neizravni troškovi često viši od izravnih. Oni mogu obuhvaćati  dugotrajne nove ponude, troškove instalacije itd. 

Lokacije od neovlaštenog pristupa moguće je učinkovito zaštititi primjenom modernih, vrhunskih pametnih uređaja za videonazor. Objašnjava: "Na proizvodnoj lokaciji tonera naše tvrtke Konica Minolta Supplies Manufacturing, S.A.S u Francuskoj imali smo problem s nekoliko kraja u postrojenju. Problem smo uspješno riješili s našim pametnim rješenjem s videozapisom Mobotix s toplinskim kamerama DualDome D15 i M15 za dnevni i noćni nazor i objektivima visoke učinkovitosti M25 i V25. Te mjere značajno su povećale sigurnost lokacije“. Ovo pokazuje kako tvrtka ne mora jednostavno prihvatiti opasnost od provale i krađe — postoje učinkovite protumjere po pristupačnoj cijeni.

Rješenje: Što učiniti kada vanjska kriza pogodi tvrtku male i srednje veličine
Pripremiti se na vanjske krize i ublažiti njihov učinak moguće je na brojne načine. Ipak, narav takvih kriza je pojava u neočekivano vrijeme ili u nepredvidivom obliku. Trenutačna pandemija vjerojatno je najbolji primjer. Čak i sa spremnom informacijskom tehnologijom, ključ uspješnog savladavanja takvih incidenata je brza reakcija. Ovisno o samom incidentu, vanjska IT podrška može biti pomoć pri brzom rješavanju danog problema. „Za primjer uzmimo oporavak od nesreće“, kaže Yoann Fortini: „Kada jedan od naših klijenata izgubi pristup podacima, primjerice zbog požara na jednoj lokaciji, rješenje upravljanog sigurnosnog kopiranja omogućuje nam trenutačno vraćanje podataka potrebnih za nastavak rada na drugoj lokaciji, s minimalnim prekidima procesa. Naši lokalni timovi za podršku spremni su odmah djelovati“.
 
Dugoročni partner za IT usluge u kojeg imate povjerenja vrijedan je resurs, čak i u uobičajenim uvjetima. No u vremenima krize stručan partner s dubinskim razumijevanjem tvrtke, njenih radnih procesa i IT postavki može predstavljati presudnu razliku za cijelu tvrtku. „Toplo preporučujem rani pronalazak takvog partnera. Premda će servisni partner poput tvrtke Konica Minolta novom klijentu rado ustupiti brzu podršku u nuždi i — takvoj situaciji, vrijeme je apsolutno ključno. Tvrdio bih kako je to možda i najvažniji korak pripreme: Imati partnera kojem se u takvim situacijama možete brzo obratiti“, utvrđuje Yoann Fortini.
 
To vrijedi i ako član tima u tvrtki odgovoran za informacijske tehnologije iznenada postane nedostupan, npr. zbog iznenadne bolesti ili napuštanja tvrtke. Zbog nedostatka obučene radne snage u sektoru informacijskih tehnologija to za tvrtke male i srednje veličine brzo može postati značajan problem, budući da često imaju jednog ili dva zaposlenika zadužena za cijelu IT postavu. Uređeni servisni partner poput tvrtke Konica Minolta tada brzo može preuzeti čak i za tvrtku kritične IT zadatke, zaposlenicima ponuditi IT službu za korisnike itd.
 
Zajedno jači: Najbolje moguće savladavanje teških situacija
Uz sve poteškoće koje su tvrtke morale podnijeti u zbog nje, trenutačna pandemija pokazala nam je vrijednost otporne i brze informacijske tehnologije za tvrtke svih veličina. Takva tehnologija održava poslovanje tvrtki čak i u teškim uvjetima. Možda još i važnije, pokazala nam je da su otporne informacijske tehnologije i moderni radni tokovi nerazdvojivi. Tvrtke koje su rano započele svojim zaposlenicima nuditi moderna, digitalna rješenja za radno mjesto zapravo su one koje su se najbolje prilagodile promijenjenim radnim uvjetima u pandemiji.
 
To je dojmljiv primjer koji pokazuje kako se pripremljenost za krizu ne smije gledati smo kao čimbenik troška, nego kao holistički pristup budućnosti, pri čemu je informacijska tehnologija otporna na krize najbolji put za napredak tvrtke. Za tvrtke male i srednje veličine tada je najbolja suradnja s jakim partnerom poput tvrtke Konica Minolta. „Moćna informacijska tehnologija i pouzdan partner malim tvrtkama mogu omogućiti veliki iskorak“, zaključuje Olaf Lorenz.
 

[1] Sophos, izvješće o stanju pod ucjenjivačkim softverom (2020): https://secure2.sophos.com/en-us/content/state-of-ransomware.aspx#formFrame

O tvrtki Konica Minolta Hrvatska

 

Konica Minolta Hrvatska, sa sjedištem u Zagrebu, dio je Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH sa sjedištem u Langenhagen, Njemačka – podružnica u potpunom vlasništvu Konica Minolta Inc., Tokio, Japan. Konica Minolta svojim klijentima omogućuje pobjednike digitalne ere: sa svojom jedinstvenom stručnošću u mogućnostima obrade podataka, Konica Minolta stvara relevantna rješenja za svoje kupce i rješava probleme s kojima se suočava društvo. Kao pružatelj cjelovitih IT usluga, Konica Minolta pruža savjetovanje i usluge za optimizaciju poslovnih procesa s automatizacijom tijeka rada. Tvrtka svojim kupcima nadalje nudi rješenja i upravljane usluge u području IT infrastrukture i IT sigurnosti, kao i usluga u oblaku. S obzirom na svoja rješenja za uredski tisak, "IDC MarketScape: Worldwide Print Transformation 2020 Vendor Assessment" izjavio je da je Konica Minolta "globalno prepoznata kao lider u transformaciji tiska". Kao pouzdan partner na polju profesionalnog tiska, Konica Minolta nudi poslovno savjetovanje, vrhunsku tehnologiju i softver te se etablirala kao vodeći proizvođač i lider na tržištu profesionalnog tiska već više od deset godina (InfoSource). Londonski Poslovni inovacijski centar (Business Innovation Centre) i četiri laboratorija za istraživanje i razvoj (R&D laboratories) u Europi omogućuju Konica Minolti da unaprijedi inovacije suradnjom sa svojim kupcima, kao i s akademskim, industrijskim i poduzetničkim partnerima). Za svoja rješenja koja kombiniraju ‘pametnu uslugu s pametnom tehnologijom’, Konica Minolta primila je prestižnu nagradu "Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021" od strane tvrtke Keypoint Intelligence. Tvrtka Konica Minolta Hrvatska, zastupljena je kroz matičnu jedinicu u Zagrebu, poslovnim jedinicama u Osijeku, Splitu i Rijeci te širokom partnerskom mrežom.

 

Za dodatne informacije, zapratite nas na LinkedIn, Facebook i YouTube kanalima @KonicaMinoltaHrvatska

 

Nazivi proizvoda i imena mogu biti zaštitni znakovi ili registrirani zaštitni znakovi njihovih vlasnika.